15 OTTOBRE 2021 E OBBLIGO DI GREENPASS. COME PREPARARSI

Si avvicina il 15 Ottobre e da venerdì prossimo scatterà l’obbligo di possesso di greenpass da parte dei lavoratori per accedere ai luoghi di lavoro e il contestuale obbligo da parte del datore di lavoro di controllare la validità dei suddetti documenti

Questo il contenuto del D.L 127 del 21 Settembre 2021  contenente “Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l’estensione dell’ambito applicativo della certificazione verde COVID-19 e il rafforzamento del sistema di screening”

In sintesi ecco gli obblighi a cui deve sottostare il datore di lavoro.

1. Definire le modalità operative di verifica entro il 15 di ottobre
2. Individuare i soggetti preposti al controllo
3. Verificare che le modalità operative funzionino e che i soggetti preposti rispettino le disposizioni ricevute
4. Definire modalità di gestione delle “assenze ingiustificate” a causa del mancato possesso di greenpass valido
5. Definire eventuali misure disciplinari per i lavoratori che violino i punti A e B

Ecco alcuni consigli su come prepararsi al meglio alla fatidica data.

La prima cosa da fare è preparare un piano organizzativo per la gestione del controllo dei greenpass o  aggiornare il precedente per la gestione dell’emergenza COVID19.

COSA DOVREBBE CONTENERE UN BUON PIANO ORGANIZZATIVO?

Per fare questo un buon esercizio è quello di immaginarsi e descrivere il flusso del lavoratore che deve entrare in azienda:

• È un mio dipendente?
• È un esterno?
• Chi controlla?
• Con quali strumenti?
• Cosa succede nel caso il lavoratore sua sprovvisto di greenpass?
• Dove decido di effettuare il controllo? (ingresso o altri ambienti)
• Come decido di controllare? (controllo a campione o su tutti i dipendenti)
• Comprendere la possibilità di autocontrollo?
• Definire i casi particolari
• Inserire nel documento la possibilità di cambiamento anche in vista dei possibili sviluppi normativi e/o eventuali circolari e/o provvedimenti successivi
• Prevedere eventuali audit del piano dopo 3-4 settimane per un primo check sulle bontà delle misure adottate
• Prevedere nel documento una sorta di “cronologia” degli aggiornamenti per dare evidenza dell’accountability

Allegati da inserire nel piano:

1. Istruzione ai lavoratori
2. Nomine formali alle persone autorizzate al trattamento
3. Informative ad hoc per il trattamento
4. Elenco persone autorizzate

E DAL PUNTO DI VISTA PRIVACY?

È chiaro e assodato che la sola consultazione di un dato personale costituisce un trattamento di dati personali e come tale va gestito. Ecco alcuni consigli sulla corretta gestione del trattamento:

• Procedere alla nomina delle persone autorizzate al controllo inserendo le opportune istruzioni
• Redarre un’adeguata informativa da fornire agli interessati
• Aggiornare l’elenco delle persone autorizzate
• Aggiornare il registro dei trattamenti inserendo anche la gestione del controllo greenpass
• Formare gli incaricati:
  • sui corretti comportamenti da tenere nella fase di controllo
  • sul corretto utilizzo dello strumento
  • sulle corrette procedure da seguire in caso di mancato possesso del greenpass
• Registrare l’avvenuta formazione
• Coinvolgere il DPO informandolo del proprio piano per la gestione dei greenpass valutando se del caso la possibilità di effettuare una PIA
• Se l’operazione di controllo è affidata a soggetti esterni (per esempio chi ha un servizio di portineria/guardiania) prevedere un’integrazione della nomina a responsabile del trattamento con l’aggiornamento delle istruzioni o provvedere alla nomina se non è presente

NO AGLI SCERIFFI IN AZIENDA!

Le sanzioni amministrative per datori e lavoratori spettano al Prefetto.

Chi deve accertare e contestare tali violazioni  al Prefetto? NON IL DATORE DI LAVORO

bensì gli organi  individuati dal decreto legge 25 Marzo 2020 n.19 convertito in legge il 22 Maggio 2020 n.35.

“9.   Il   Prefetto,   informando   preventivamente   il    Ministro dell’interno, assicura l’esecuzione delle  misure  avvalendosi  delle Forze di polizia ((, del personale dei corpi  di  polizia  municipale munito della qualifica di agente di  pubblica  sicurezza  ))  e,  ove occorra,  delle  Forze   armate,   sentiti   i   competenti   comandi territoriali. Al  personale  delle  Forze  armate  impiegato,  previo provvedimento del Prefetto competente,  per  assicurare  l’esecuzione delle misure di contenimento di cui agli articoli 1 e 2 e’ attribuita la qualifica di agente di pubblica sicurezza. (( Il prefetto assicura l’esecuzione delle  misure  di  contenimento  nei  luoghi  di  lavoro avvalendosi anche  del  personale  ispettivo  dell’azienda  sanitaria locale competente per territorio  e  dell’Ispettorato  nazionale  del lavoro limitatamente alle sue competenze in materia di  salute  e  di sicurezza nei luoghi di lavoro )).

È importante ricordare che il compito del datore di lavoro si limita al mero controllo della validità del greenpass tramite app Verifica C19 o sistemi integrati con tale app (es.totem verificatori).

La verifica delle certificazioni verdi COVID-19 è effettuata mediante la lettura del codice a barre bidimensionale, utilizzando esclusivamente l’applicazione mobile descritta nell’allegato B, paragrafo 4, che consente unicamente di controllare l’autenticità, la validità e l’integrità della certificazione, e di conoscere le generalità dell’intestatario, senza rendere visibili le informazioni che ne hanno determinato l’emissione (art.13 comma 1 DPCM 17 giugno 2021)

Questi sono alcuni semplici consigli, che non hanno pretesa di essere esaustivi , e che spero possano essere una piccola bussola per tutti i datori di lavoro alle prese con questo ulteriore carico di incombenze che siamo chiamati a gestire.

Occore infine ricordare che non è consentito ai datori di lavoro  archiviare o conservare in alcun modo i greenpass dei propri dipendenti e che i soli dati da trattare sono quelli contenuti nel frontespizio del greenpass che va esibito opportunamente piegato in modo da non rivelare altre informazioni.

LINK UTILI:

1. https://www.federprivacy.org/informazione/primo-piano/green-pass-tutti-gli-adempimenti-e-le-indicazioni-operative-per-i-datori-di-lavoro
2. https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2020/03/25/20G00035/sg
3. https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2020/05/23/20A02843/sg
4. https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2021/09/21/21G00139/sgNUOVO  (DECRETO LEGGE 121 del 21 SETTEMBRE 2021)